Um eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen zu können, müssen Vermieter nicht Jura studiert haben. Sie müssen jedoch einiges beachten, damit sie nicht auf einem Teil der Betriebskosten für ihre Mietimmobilie sitzen bleiben. Denn dank umfangreicher Informationsmöglichkeiten im Internet ist es für Mieter relativ leicht, Fehler in Betriebskostenabrechnungen zu finden. So können Mieter etwa bei einer verspäteten Abrechnung die Zahlung verweigern.
Die Frist für die Zustellung einer Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2019 endet übrigens am 31.12.2020. Aber neben der Einhaltung von Fristen gibt es noch einige andere rechtliche Fallstricke. Wussten Sie zum Beispiel, dass eine Umlage der Betriebskosten auf Mieter vom Gesetzgeber nicht grundsätzlich vorgesehen ist? Ohne gültige Vereinbarung – normalerweise im Mietvertrag – muss der Mieter nur die vereinbarte Miete bezahlen. Auch die einzelnen Kostenpositionen, die später in der Betriebskostenabrechnung auftauchen, müssen bereits im Mietvertrag aufgeführt sein.
Streitigkeiten um „sonstige Betriebskosten“
Am einfachsten ist es, wenn der Mietvertrag einen Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält. Dann können Sie alle Betriebskosten auf Ihre Mieter umlegen, die in dieser Verordnung genannt sind. Dazu gehören 16 klar definierte Positionen sowie ein Punkt 17: „Sonstige Betriebskosten“. Der letzte Punkt führt besonders häufig zu Streitereien mit Mietern. Sie können dort nicht etwa einfach alle tatsächlich angefallenen Betriebskosten eintragen, die sich nicht den Positionen 1-16 zuordnen lassen. Auch hier bedarf es einer Festlegung im Mietvertrag, welche regelmäßig wiederkehrenden Kosten unter dieser Position abgerechnet werden sollen.
Heizkostenabrechnung muss nach dem Leistungsprinzip erfolgen
Betriebskosten können nach dem Abflussprinzip oder nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden. Das heißt, Sie können Rechnungen, die tatsächlich im Abrechnungszeitraum bezahlt wurden, anteilig auf die Mieter umlegen, oder der Abrechnung den Verbrauch des jeweiligen Mieters im Abrechnungszeitraum zugrunde legen. Zwischen diesen beiden Möglichkeiten können Sie frei wählen – außer bei den Heizkosten. Hier ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie als Vermieter die Wohnungen mit geeigneten Messgeräten ausstatten, und dass mindestens 50% der Kosten für Heizung und Warmwasser nach Verbrauch umgelegt werden. Heizkostenpauschalen oder verbrauchsunabhängige Inklusivmieten sind nicht erlaubt. Wer das nicht beachtet, riskiert, dass Mieter vom Kürzungsrecht nach §12 HeizkostenV Gebrauch machen und ihren Betriebskostenanteil um 15% mindern.
Weitere typische Fehler in Betriebskostenabrechnungen sind etwa eine fehlende oder ungenaue Trennung zwischen Reparatur- und Wartungskosten. (Wartungskosten dürfen auf die Mieter als Betriebskosten umgelegt werden, Reparaturkosten dagegen nicht). Oder, dass Angaben unvollständig sind, wodurch für den Mieter nicht nachvollziehbar ist, ob sein Anteil richtig berechnet wurde. (Zu jeder Position müssen sowohl die Gesamtkosten als auch der entsprechende Anteil des jeweiligen Mieters aufgeführt werden, außerdem die Wohnfläche des Mieters, die Gesamtwohnfläche und der Umlageschlüssel, der sich aus dem Verhältnis der beiden letzten Größen ergibt).
Wenn Sie keine Zeit haben, sich mit all diesen Details gründlich zu beschäftigen, empfiehlt es sich, eine kompetente und erfahrende Verwaltung mit der Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung zu beauftragen.
Möchten Sie sich bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung und bei anderen Verwaltungsaufgaben lieber von einer professionellen Hausverwaltung unterstützen lassen? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gern.
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Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Bitte lassen Sie die Sachverhalte in Ihrem konkreten Einzelfall von einem Rechtsanwalt und/oder Steuerberater klären.
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